Город-Инфо

Работа с документами

Управление документами

Управление документами контролирует жизненный цикл документов в организации — их создание, рецензирование, публикацию и доступ к ним. Управление документами обязательно в любой области деятельности. Рассмотрим жизненный цикл среднего документа: сначала документ создается, затем сохраняется, затем может потребоваться предоставить документ другим пользователям, затем он может быть изменен другими пользователями. Возникающие новые версии документа необходимо отслеживать и упорядочивать.

С помощью Office SharePoint Server 2007 в организации можно внедрить соответствующие политики на каждом этапе жизненного цикла документа, использовать централизованные хранилища для размещения документов, управления ими и доступа к ним, а также использовать подписи и штрихкоды для эффективного отслеживания документов.

Office SharePoint Server 2007 предлагает следующие средства для поддержки управления документами.

Шаблон узла «Центр документов» поддерживает строгий контроль содержимого: для редактирования требуется извлечение, отслеживаются основная и вспомогательные версии, включены поддержка множества типов содержимого и аудит для отслеживания изменений содержимого во времени.
Многоязыковая библиотека упрощает создание, хранение и управление переведенными документами благодаря доступным представлениям и специальным средствам, облегчающим процесс перевода документов. Эта библиотека содержит настроенное представление, группирующее переводы по исходному документу, а также рабочий процесс для управления процессом перевода вручную.

Среда преобразования документов Office SharePoint Server 2007 поддерживает преобразование документов из одного формата в другой на сервере.

Интеграция с клиентскими программами Системы Microsoft Office 2007. Многие средства управления документами в Office SharePoint Server 2007 значительно расширены за счет глубокой интеграции с клиентскими программами Выпуска Office 2007. Из клиентских программ Office 2007 пользователи могут выполнять следующие действия.

Запуск и выполнение задач рабочего процесса
Обновление свойств документов на сервере с помощью области сведений о документе
Просмотр сообщений политики управления данными для серверных документов на панели сообщений
Сравнение версий серверных документов в Microsoft Office Word
Вставка штрихкодов или меток в документы на сервере