"CIO: руководитель информационной службы". Химия + ИТ = бизнес

Рубрика: Опыт / «Щекиноазот»
Автор: Елена Некрасова

Химия + ИТ = бизнес

Сегодня в химической отрасли российской экономики идет активная смена собственников, укрупнение компаний и переход в финансово-промышленные группы. В связи с этим организации инициируют проекты по изменению управленческих методов. Соответственно, все больше химических предприятий стоят перед необходимостью внедрения комплексных ИТ-решений. Причем в первую очередь рассматриваются те системы, на основе которых созданы специализированные отраслевые решения для химической отрасли.

Объединенная Химическая Компания «Щекиноазот» (ОХК) - одно из крупнейших предприятий «большой» химии, входит в число двухсот значимых предприятий России. Производит около 1,1 миллиона тонн химической продукции в год, в том числе метанол, капролактам, уротропин, сульфат аммония, углекислоту, ионообменные мембраны, инженерные пластики, синтетические нити, кордные ткани и товары бытовой химии. В состав группы входят коммерческая компания Торговый Дом «Щекиноазот» и несколько территориально-распределенных предприятий, в частности ОАО «Щекиноазот», Щекинское ОАО «Химволокно», Первомайский филиал ОАО «Щекиноазот».

Стратегия Группы предприятий ОАО «Щекиноазот» направлена на повышение качества и конкурентоспособности продукции, усиление инвестиционной привлекательности компании на международном рынке. Отсутствие единого информационного пространства исключало возможность реализации этой стратегии, а также значительно осложняло деятельность менеджеров по наблюдению за бизнес-процессами и не давало полной картины финансового положения группы предприятий.  Александр Шарафутдинов, директор по экономике и информационным технологиям ООО ОХК «Щекиноазот», рассказывает: «Наши ежедневные оперативные отчеты почти полностью зависели от ручного труда. Для того чтобы управлять бизнесом и снижением расходов, нам требовалось глобально понять и оценить движение консолидированных денежных средств, учетную информацию, текущие расходы и товарные запасы. И, что самое важное, для успешного ведения бизнеса требовалось вступить на новый путь, который бы позволял привести учетные процедуры в соответствии с международными стандартами GAAP и IAS.

Мы хотели автоматизировать процессы и построить единое информационное пространство, объединить и уточнить операционные данные между всеми четырьмя предприятиями для того, чтобы они помогали нам принимать более взвешенные оперативные и стратегические управленческие решения».

Выбор системы: по размеру и на вырост

Распределенная структура организации осложняла передачу данных внутри группы предприятий с общей численностью сотрудников 6 700 человек. Для того, чтобы управлять информацией, ОХК использовала несколько программных продуктов, в том числе электронные таблицы и заказное программное обеспечение, но это ограничивало доступ к данным и документообороту внутренней деятельности. Компании требовалась единая информационно-интеграционная платформа, на которой могла функционировать  информационная система всех подразделений.

При выборе платформы одним из основных критериев была возможность оптимальной реализации в системе бизнес-процессов компании с минимальными затратами временных и финансовых ресурсов. Подход к выбору и внедрению интегрированной информационной системы основывался на принципе «золотой середины»: взять от системы все лучшее, что заложено в ее бизнес-логике, не потеряв при этом свои специфические бизнес-процессы, обеспечивающие предприятию конкурентные преимущества. Поэтому пришлось отказаться от ряда западных решений, предполагающих обязательную перестройку бизнес-процессов в соответствии с бизнес-логикой системы. Жестким требованием к системе была возможность ее адаптации к бизнес-процессам предприятий. Но изменения были внесены и в систему бизнес-процессов: если они были нерегламентированы, избыточны, дублировали друг друга, специалисты выстраивали систему в соответствии с бизнес-стратегией и лучшими практиками, заложенными в бизнес-логику системы. «У системы учились, но адаптировали к ней бизнес-процессы, если можно так выразиться, не хирургически, а терапевтически», - вспоминает Ирина Ильюшина, генеральный директор «Город-ИНФО». 

Другим важным требованием к системе было ее полное соответствие российскому законодательству в области бухгалтерского и налогового учета, который на химических предприятиях достаточно сложен.

Одним из основных требований при выборе системы была возможность персонификации ответственности – каждое действие сотрудников должно быть в системе регламентировано и персонифицировано.

Топ-менеджмент и технические специалисты ОХК изучили рынок ERP-систем, ознакомились с системами управления, работающими на других крупных предприятиях. В результате анализа рыночных предложений выбор пал на программное обеспечение для управления бизнесом Microsoft Dynamics AX. Главным аргументом в пользу выбора «Город-ИНФО» в качестве партнера по созданию решения послужили накопленный этой компанией многолетний опыт в разработке высокотехнологичных интегрированных продуктов, профессиональная команда специалистов и высокотехнологичная платформа компании. «Конкурентное преимущество нашего решения – наличие мощной отраслевой экспертизы, которая выражается в понимании потребностей, направлений развития и оптимизации бизнес-процессов химических предприятий, а также в умении реализовать это в программных решениях», - отмечает Ирина Ильюшина. Дополнительным мотивом стали прочные партнерские отношения, которые к тому времени сложились между ОХК и  компанией «Город-ИНФО», сертифицированным партнером Microsoft.

Внедрение

Одновременно охватить системой все бизнес-единицы компании не представлялось возможным, поэтому был создан план поэтапного внедрения. Первая очередь системы должна была объединить в общее информационное пространство два предприятия и Торговый дом.

Внедрение системы потребовало перестройки и отладки имеющихся на предприятиях бизнес-процессов. Поэтому стадиям проектирования и внедрения функциональных блоков ИСУ предшествовал подготовительный этап по разработке единых корпоративных стандартов и основных принципов системы корпоративного учета.

Разработка регламентов:
• оптимизация сквозных бизнес-процессов, исключающая дублирование и избыточность транзакций;
• регламентирование взаимодействия функциональных служб в едином информационном пространстве.
Методологическое обеспечение:
• единый рабочий план счетов, учитывающий технические особенности Microsoft Dynamics AX и специфику бизнеса компании и ориентированный на ее развитие. Единые бухгалтерские регистры поддерживаются через механизм синхронизации. Все изменения принимаются с согласования Методологического комитета, отвечающего за учет по всем трем предприятиям;
• методические рекомендации по обработке основных учетных процедур в Microsoft Dynamics AX;
• система аналитического учета -  бухгалтерского, налогового и управленческого.
Единые стандарты номенклатурно-справочной информации (НСИ):
• единый классификатор ТМЦ и готовой продукции;
• объединение и стандартизация справочников  контрагентов и ТМЦ для трех предприятий.

На следующем этапе система была развернута на трех предприятиях компании. С июля 2006г. решение начало функционировать в нескольких подразделениях, в том числе финансовом и производственном отделах, отделах закупок, продаж и бухгалтерии. Сейчас в системе работают более 250 сотрудников. «Город-ИНФО» помог ОХК автоматизировать финансовую и логистическую деятельность между предприятиями группы. Результатом совместной работы специалистов ОКХ и «Город-ИНФО» стало вертикальное решение «Город-Инфо Chemicals», построенное с учетом операционной, ресурсной,  производственной и учетной специфики отрасли. В химической отрасли вертикальное решение на платформе Microsoft Dynamics AX создано впервые в России.

Поскольку решение и методика его внедрения были созданы и опробованы в процессе промышленной эксплуатации, пользователи обучены, бизнес-процессы отлажены, на четвертом предприятии – Первомайском филиале – система была развернута за полтора месяца. Предполагается, что ее внедрение на пятом объекте будет реализовано уже совершенно самостоятельно, без привлечения консультантов.

Реализация этого решения позволяет каждому предприятию работать со своими данными в рамках единого для всей группы информационного пространства. Первичная информация вводится в базу в местах ее возникновения и далее проходит все стадии жизненного цикла, переходя от одного подразделения к другому. Система обрабатывает первичные потоки информации и агрегирует их в отчеты. Руководство, которому необходимы консолидированные сведения о финансах, материальных потоках, получает данные в форме отчетов в режиме реального времени, как в разрезе всей компании, так и по каждому из предприятий. Консолидированные отчеты могут быть развернуты до первичной информации. Таким образом, можно отследить весь путь тех или иных данных, выявить ответственных лиц. Сегодня у топ-менеджмента и службы безопасности компании есть возможность контролировать, кто и каким образом работал с данными в системе. Поскольку система предоставляет прозрачную картину деятельности предприятия с точки зрения контроля работы сотрудников, служба экономической безопасности является одним из ключевых пользователей системы.

От универсального до отраслевого

 Подробно рассмотреть в рамках одной статьи все детали создания, внедрения и эксплуатации решения не представляется возможным, поэтому остановимся на наиболее значимых моментах.

 В ходе работ по внедрению системы специалисты «Город-ИНФО» совместно с сотрудниками ИТ-департамента ОХК «Щекиноазот» произвели ряд качественных доработок системы,  значительно расширив ее функциональность и адаптировав к особенностям бизнеса компании. Полученный функционал стал основой отраслевого решения для предприятий химической промышленности.

Заявочная кампания

Изменения функционала системы коснулись в первую очередь процессов управления материальными потоками. Материальные потоки – основа жизнедеятельности компании, поэтому бизнесу необходимо в любой момент времени иметь доступ к оперативной информации об остатках сырья и необходимых лимитах. Эта информация особенно важна для предприятий химической промышленности с непрерывным производством для осуществления заявочных кампаний на закупки. До внедрения системы процесс закупок был достаточно трудоемким и отнимал много времени, поскольку  предприятия не могли своевременно получить информацию о  реальных остатках на складах. Нередко складывалась парадоксальная ситуация: один завод испытывает потребность в определенных материалах, которых на другом - излишки, но из-за отсутствия единого информационного пространства невозможно оперативно перераспределить запасы, и приходится осуществлять избыточные закупки. Высокий уровень необорачиваемых запасов был одной из самых серьезных проблем.

Для ее решения в системе был реализован блок «Заявочная кампания», обеспечивающий поддержку процесса централизованных закупок. В этот блок интегрирована информация четырех бизнес-единиц Объединенной Компании: трех предприятий и торгового дома. В рамках бизнес-схемы компании все три завода - потребители материальных ресурсов - являются заявителями, а торговый дом – компанией, которая осуществляет выбор поставщиков и централизованную закупку материалов. В результате внедрения блока «Заявочная компания» цеховые мастера получили возможность формировать в системе потребности в материалах, экономисты и снабженцы - анализировать наличие запасов и после сравнения с заказом принимать решение о закупке или внутреннем перемещении материалов. Отметим, что информация вводится единожды цеховыми мастерами, экспортируется с каждого завода в базу данных подразделения по снабжению, агрегируется в едином центре, где осуществляются анализ и принимаются решения. Все процессы полностью автоматизированы: на основе сравнения заявки и уровня запасов в системе автоматически генерируется либо заявка внешнему поставщику, либо внутренняя заявка на перемещение материалов. Одновременно формируется финансовый бюджет на закупки, далее следует автоматизированный процесс генерации контрактов.

«С внедрением системы ушла рутинная работа по сбору информации и формированию сопроводительной документации, значительно возросла скорость принятия решений по заявочной кампании, - отмечает Александр Шарафутдинов, директор по экономике и информационным технологиям ООО ОХК «Щекиноазот». - Оптимизация оборачиваемости запасов позволяет более эффективно распределять финансовые потоки. В сквозных бизнес-процессах заказов и закупок мы уменьшили множественный ввод данных и оптимизировали информационные потоки между офисами. Теперь сквозной процесс продаж обрабатывает один человек, в то время как раньше это делали по одному или несколько человек от каждого офиса. Решение вычисляет наши издержки в 10 раз быстрее, чем это происходило раньше, а на подготовку документов перед процессом отгрузки готовой продукции клиентам теперь требуется в 12 раз меньше времени, чем раньше».

Финансовое планирование

До внедрения системы финансовое планирование осуществлялось предприятиями по отдельности в Excel, затем распечатки передавали в финансовый комитет, где информация вручную агрегировалась. Разумеется, ошибки были неизбежны. Сейчас все финансовые планы предприятий и  торгового дома создаются в системе, и на их основе автоматически формируется агрегированный единый финансовый план компании на месяц вперед с необходимой топ-менеджменту степенью детализации. Он согласуется с бюджетом закупок с помощью отдельного специализированного модуля, с которым работают финансисты. Важно отметить, что система предоставляет возможность ежедневного автоматического контроля исполнения финансового плана в соответствии с заложенными регламентами. В процессе контроля происходит анализ плана, факта и отклонений, одновременно предоставляется информация об ответственных лицах за за выполнение того или иного показателя. Поскольку есть возможность постоянно контролировать факт, в зависимости от ситуации руководство может своевременно перенаправить финансовые потоки. Информационная система интегрирована с системой «клиент-банк», благодаря чему финансисты имеют возможность оперативно отслеживать движение денежных средств, не дожидаясь, пока бухгалтерия предоставит им сведения на основе бумажных документов. Все денежные потоки сразу находят отражение в системе.

«Решение помогает бизнесу соответствовать требованиям GAAP и IAS, - отмечает Ирина Ильюшина. - Оно предлагает единый интегрированный источник информации, который обновляется в режиме реального времени и поддерживает актуальность финансовых данных, необходимых для управления».

Производственный учет и планирование

К моменту старта проекта на «Щекиноазот» уже использовалась производственная программа по производственному планированию на уровне технологических процессов и переделов, которая выполняет функцию MES-системы, в ней производятся расчет фактической себестоимости продукции и распределение ее на продукты. Проектом не предусматривалось заменить эту систему, реализовав ее функционал в Microsoft Dynamics. «Если система адекватно работает, хорошо адаптирована к производственным процессам предприятий и устраивает специалистов, нет смысла ее менять, - считает Ирина Ильюшина. -  Поэтому мы не стали перенасыщать ERP MES-планированием. В процессе реализации проекта была осуществлена интеграция ERP с производственной программой. У ERP и MES разные функции: первая управляет финансовыми потоками, а задачи, стоящие перед непрерывным производством, находятся в ведении MES и АСУ ТП. Смешивать все функции в одной системе – не лучшее решение».

По индивидуальной мерке

В ходе проекта был выполнен ряд доработок функционала, необходимых для реализации специфических особенностей бизнеса ОХК. «Уникальность нашего проекта состояла во внедрении системы на двух заводах с разными производственными процессами, - рассказывает Ирина Ильюшина. – ОАО «Щекиноазот» занимается производством крупнотоннажной химической продукции, а ОАО «Химволокно» - химических волокон и тканей. Наше решение покрыло потребности и производства крупнотоннажной химии, и производителей волокон».

Наиболее существенно был доработан функционал работы с ТМЦ. Множество адаптаций направлено на совершенствование справочников ТМЦ и приведение их в соответствие с отраслевой спецификой (реализован контроль качества готовой продукции, классификатор справочника и т.п.). Специализированный классификатор несет многофункциональную нагрузку в экономической и производственной сферах. Для удобства работы он имеет древовидную иерархическую структуру. На сегодняшний день это решение является уникальным: в базовой функциональности системы такой классификатор не предусмотрен, нет его пока и у других поставщиков решений.

Поскольку в едином информационном пространстве работают несколько компаний, в системе необходимо было реализовать различные механизмы синхронизации справочников. Были разработаны уникальные бизнес-процедуры по управлению справочниками для исключения синонимии и разночтений, поскольку с одними и теми же справочниками работают разные функциональные службы предприятий.

Был выполнен ряд адаптаций бухгалтерского блока. До внедрения системы бухгалтерский и оперативный учет в компании существовали раздельно. В результате доработок системы реализованы преднастройки выполнения бухгалтерских операций, благодаря которым бухгалтерия избавлена от рутинной работы. В первую очередь изменения коснулись процедур экспорта. Для компании, как крупного экспортера, важной задачей является формирование корректной отчетности для налоговой инспекции. Сейчас пакет отчетности по экспортной деятельности полностью генерируется системой.

Сегодня система предоставляет в распоряжение бухгалтерии практически все необходимые схемы работы с финансами – от простых до самых сложнейших.  Теперь первичная информация вводится в функциональных подразделениях - инициаторах бизнес-процесса, а бухгалтерия выполняет функцию контроля движения денежных средств. «У бухгалтеров появилось больше времени для анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятий, контроля соответствия и выполнения бизнес-схем сотрудниками функциональных подразделений», - отмечает Александр Шарафутдинов.

Немало доработок было проведено для реализации сквозных бизнес-процессов в рамках всей компании в целом. В частности, теперь система поддерживает исполнение широкого спектра договорных отношений. В качестве примера можно привести операцию экспорта с участием комиссионеров. Торговый дом является не только прямым поставщиком готовой продукции предприятий, но и комиссионером, реализуя продукцию по договору комиссии. Соответственно, учетной политике компании свойственна специфика, связанная с отношениями комиссионер–комитент. Для того чтобы оптимизировать эти бизнес-процессы, был доработан функционал системы. Теперь информация вводится единожды комитентом и передается комиссионеру, который отображает ее в собственной системе учета, и затем товар отгружается клиенту. Обратная процедура реализуется по оплате товара: поступление денег регистрируется комиссионером, информация передается комитенту, который отображает ее в своей системе учета. 

В системе имеется модуль финансовой и управленческой отчетности, реализующий некоторые функции бизнес-анализа. Модуль базируется на стандартных инструментах Microsoft Analysis Services, обеспечивающих доступ к кубам OLAP, которые позволяют представлять информацию в различных аналитических измерениях. Для визуализации данных бизнес-анализа применяется Excel. «В данном решении используются все возможности Excel, которые обычно задействуются менее чем наполовину, - рассказывает Ирина Ильюшина. - Эти отчеты являются динамическими: в них можно, например, установить на отчет дополнительный фильтр (поменять измерения и группировку данных, их последовательность и т.п.), не обращаясь вновь к аналитическим инструментам».

В целом, можно выделить следующие базовые адаптации:
• сквозные бизнес-процессы по снабженческо-сбытовой деятельности между производством (заводами) и Торговым домом обеспечивают однократный ввод информации и взаимнооднозначное отображение во всех БД бизнес-процессов по снабжению и сбыту;
• отгрузки железнодорожным транспортом - реализована специфика, связанная с железнодорожными квитанциями и тарифом;
• экспорт с участием комиссионера - реализована связка «комитент – комиссионер». Обеспечивает однократный ввод первичной информации и позволяет у комитента в оперативном режиме отслеживать и правильно отображать в регистры бухгалтерского учета поступление денежных средств по экспортным контрактам на банковский счет комиссионера, а у комиссионера -  отгрузки комитента;
• экспортный НДС - создан пакет налоговой отчетности по экспорту;
• многооборотная тара - реализована специфика, связанная с требованиями бухгалтерского учета и управленческого учета;
• древовидный иерархический классификатор аналитических признаков;
• древовидный иерархический классификатор номенклатурных единиц -  автоматическое формирование  кода  номенклатуры. Структурные группы позволяют классифицировать ТМЦ в Microsoft Dynamics AX в соответствии с корпоративным классификатором ТМЦ;
• учет давальческого сырья;
• интеграция с различными системами «клиент - банк»;
• финансовая и корпоративная отчетность - интерфейс доступа к кубам OLAP. Reporting Services;
• пакет отчетов в формате Excel;
• ряд модификаций, повышающих комфортность работы пользователя в системе. 

Быстро, дешево, оптимально

Опыт показывает, что экономический эффект от внедрения ERP-систем наступает не раньше, чем через год ее эффективного функционирования..В полном объеме ERP-система на «Щекиноазот» эксплуатируется с января 2007г., поэтому количественные показатели выгоды пока не рассчитывались. Тем не менее, первые итоги подвести можно.

Руководство ОХК теперь может оперативно реагировать на рыночные изменения. В его распоряжении находятся прозрачные данные продаж, товарных запасов, платежей и движения денежных средств, что позволяет менеджерам своевременно определять наиболее результативные или проблемные области бизнеса и действовать соответствующим образом. С помощью информации, получаемой в режиме реального времени, они могут принимать взвешенные управленческие решения быстрее, чем раньше, при этом плавно поддерживая бизнес и снижая издержки.

«На наш взгляд, экономический эффект системы заключается в первую очередь в том, что теперь можно отслеживать все факторы влияния на бизнес: он стал прозрачным и управляемым, - отмечает Иван Смаржевский, исполнительный директор «Город-ИНФО». – Благодаря внедрению системы люди стали работать «по правилам». Мы сгенерировали фактор влияния качественного порядка – улучшили качество работы персонала. ERP-система является стержнем, который регламентирует деятельность всех сотрудников, организует, объединяет и заставляет работать более качественно и оптимально».

Еще один положительный эффект - существенное ускорение и упрощение документооборота:  количество бумажных документов сократилось до минимума. Наиболее затратные по времени задачи, такие, как формирование и простановка аналитики бухгалтерских проводок, автоматизированы, что значительно уменьшает количество ручного труда служащих ОХК. В результате сотрудники могут посвящать свое время стратегическому планированию и информационному анализу.

От внедрения системы выиграли и клиенты ОХК. Существенно сократились затраты на оформление и выполнение отгрузок. Система позволяет обеспечивать более строгое автоматизированное управление продажами: осуществляется автоматическая проверка наличия и актуальности кредитных лимитов, информации о покупателе, ценовых соглашений и складских запасов. Информация консолидируется в режиме реального времени, что способствует ускорению отгрузки товаров, повышению точности расчета денежных средств и количества заказанных грузов, уменьшению  задержек и дорогостоящих возвратов. Непрерывный процесс отгрузки, который происходит в режиме реального времени,  упорядочился.  Сократилось время, которое клиент тратил на ожидание отгрузки. Если раньше при отгрузке случались ошибки – например, иногда партию, предназначающуюся для одного клиента, отправляли другому, то теперь система жестко отслеживает все этапы прохождения партии, не позволяя отклониться от запланированного маршрута.

Экономический эффект проявляется и в процессе закупок. Если раньше высокий процент издержек приходился на необоснованные закупки, то сейчас, благодаря контролю системы, они практически исключены.

Ремонты оборудования теперь полностью подконтрольны, что снижает издержки.

За счет оптимизации процессов оперативные, управленческие, административные издержки тоже сведены к минимуму. Создана централизованная служба обработки информации, централизована финансовая служба: платежные поручения поступают из одного источника. Централизацией охвачены процессы взаимодействия с поставщиками и клиентами компании: договорные отношения, контракты и пр. «Система позволяет выявить нерационально выстроенные процессы и проблемные участки следовательно, сократить затраты и увеличить прибыль. Отказ от дублирующих процедур, оптимизация бизнес-процессов дали существенный экономический эффект», - подчеркивает Ирина Ильюшина.

Решение стало неотъемлемым инструментом бизнеса компании, поэтому топ-менеджмент и ведущие специалисты планируют ее дальнейшее развитие. В перспективе предполагается усилить блок бизнес-анализа,  реализовать управление инвестициями и основными средствами.

Copyright Gorod-Info 2007. All right reserved